8 kwestii, na które musisz zwrócić uwagę rozliczając zwrot podatku

Chcielibyśmy zaprezentować Państwu poradnik, w którym przedstawimy atuty, na które należy zwracać szczególną uwagę przy wyborze biura podatkowego. Pokażemy jak wybrać firmę, która dokona rozliczenia w sposób rzetelny, profesjonalny, a przy tym nie narazi nas na problemy prawne.

 

Rynek firm zajmujących się rozliczeniami podatkowymi z pracy za granicą funkcjonuje od wielu lat. Pomimo tak długiego czasu funkcjonowania tego rodzaju przedsiębiorstw, w dalszym ciągu nie zostały wprowadzone przejrzyste przepisy prawne normujące działalność tej branży, które zagwarantowałyby Klientom bezpieczne rozliczenia. Osoby, które pracowały za granicą i chcą dokonać rozliczenia podatkowego, muszą bardzo uważać i dokładnie sprawdzić ofertę biura podatkowego, do którego chcą złożyć dokumenty. Na palcach jednej ręki można policzyć firmy, które działają legalnie i profesjonalnie, gwarantując Klientowi maksymalny zwrot i ponosząc przy tym wszystkie konsekwencje prawne i finansowe w przypadku popełnionego błędu.

1.Autoryzacja w Urzędzie Skarbowym

Firma rozliczająca podatki z zagranicy powinna posiadać autoryzacje w zagranicznych Urzędach Skarbowych. Posiadanie numeru BECON w Holandii oraz pozwolenia i polisy ubezpieczeniowej w Niemczech zapewnia Klientom to, że ich sprawa zostanie zrealizowana zgodnie z obowiązującymi standardami. Dodatkowo oficjalne zezwolenia pozwalają na bieżąco kontrolować przebieg realizacji rozliczeń i umożliwiają szybką interwencję w imieniu Klienta w zagranicznych Urzędach Skarbowych.

Większość firm na polskim rynku nie posiada jednak takich autoryzacji. Jest to podyktowane przede wszystkim brakiem odpowiednich kwalifikacji oraz ignorancją, a często nawet nieznajomością procedur rozliczeniowych i przepisów podatkowych w danym kraju.

2. Polisa ubezpieczeniowa chroniąca Klientów

W Niemczech na firmach zajmujących się zwrotem podatku spoczywa obowiązek wykupienia polisy ubezpieczeniowej chroniącej Klientów na wypadek nieprawidłowości w zeznaniu podatkowym do kwoty 1 miliona Euro. Bez takiej polisy ubezpieczeniowej nie wolno wykonywać zeznań podatkowych w imieniu Klienta.

Wiele biur działających w tym zakresie przerzuca pełną odpowiedzialność swoich działań na Klienta i w przypadku błędu popełnionego przez biuro podatkowe to Klient musi się tłumaczyć przed Urzędem Skarbowym, a w przypadku źle wypełnionej deklaracji zobowiązany jest, aby ponieść konsekwencje karno-skarbowe.

3. Stosowanie profesjonalnego oprogramowania księgowego w celu maksymalizacji zwrotu

Kolejną ważną cechą, która wyróżnia firmy działające profesjonalnie, jest komercyjne oprogramowanie księgowe, w którym istnieje możliwość skorzystania ze wszystkich dostępnych ulg podatkowych. Dzięki takim rozwiązaniom Klient nie musi obawiać się o wysokość zwrotu, ponieważ zawsze będzie on maksymalny, gdyż wszystkie należne ulgi zostaną uwzględnione.

Większość firm w celu oszczędzenia paru euro na rozliczeniu korzystają z bezpłatnych, okrojonych wersji programów księgowych, na których nie ma możliwości odliczenia wielu ulg, a co za tym idzie zwroty są niższe czasami nawet o 200-300 euro.

4. Rozliczenia krótkoterminowe (w 5 albo mniej dni)

Od niedawna niektóre biura podatkowe oferują swoim Klientom zwrot nadpłaconego podatku w kilka dni. Nieprawdą jest, że zwrot podatku można odzyskać w ciągu tak krótkiego czasu. Jest to niemożliwe ze względu na fakt, że przeciętny czas oczekiwania na decyzję Urzędu to od 3 do 6 miesięcy. Firmy, które promują się za pośrednictwem usługi zwrotu podatku w ciągu 3 lub 5 dni, środki z tytułu zwrotu podatku wypłacają Klientowi jeszcze przed wydaniem decyzji podatkowej, na podstawie kalkulacji zwrotu, co oznacza, że kwota, która trafia do Klienta jest mocno zaniżona, a On sam nie zdaje sobie sprawy jakie środki finansowe przysługują mu w rzeczywistości. Prowizja za taką usługę jest horrendalnie wysoka, a mimo to Klient nie ma stuprocentowej pewności, że zostanie poprawnie rozliczony. Klient w takiej sytuacji jest podwójnie stratny, ponieważ otrzymuje dużo niższy zwrot niż pierwotnie należałby mu się, a po drugie, jest zobowiązany do zapłaty wysokiej prowizji za „ekspresową” usługę.

Klienci powinni oczekiwać na decyzję podatkową Urzędu, ale mając pewność, że zwrot jaki otrzymają został obliczony zgodnie z przepisami podatkowymi obowiązującymi w danym kraju.

5. Rozliczenia bez pełnomocnictwa

Jednym z podstawowych dokumentów wymaganych przez firmę rozliczającą podatki z zagranicy jest pełnomocnictwo, dzięki któremu po rozpoczęciu procesu zwrotu podatku to firma jest odpowiedzialna za kontakt z Urzędem Skarbowym oraz jest upoważniona do interwencji w imieniu swojego Klienta. W takim przypadku to firma podpisuje się na deklaracji podatkowej, co stanowi gwarancję wykonania usługi, a w przypadku problemów odpowiedzialność za nie przejmuje biuro podatkowe.

Wiele biur podatkowych nie wymaga od swoich Klientów pełnomocnictwa. Warunkują to ograniczeniem formalności do minimum, jednakże warto zwrócić uwagę na fakt, że firmy działające w ten sposób sprytnie uchylają się od odpowiedzialności w przypadku błędów w rozliczeniu. Wówczas za wszelkie komplikacje prawno-finansowe odpowiada Klient, który podpisując umowę z biurem nie jest świadomy, że cała odpowiedzialność spoczywa na nim samym, gdyż w deklaracji nie ma żadnej wzmianki o firmie pośredniczącej (anonimowość biur). Co więcej, w przypadku braku pełnomocnictwa firma nie jest uprawniona do kontaktu z Urzędem w sprawie swoich Klientów oraz nie ma prawa interweniować w ich sprawie.

6. Podpis elektroniczny umożliwiający wykonywanie zeznań podatkowych online

Osoby poszukujące biura podatkowego, któremu chciałyby powierzyć swoje rozliczenie, powinny zwrócić uwagę na to, czy dana firma posiada podpis elektroniczny. Dzięki takiemu rozwiązaniu przebieg rozliczenia podatkowego jest skrócony do minimum, a każde pismo lub dokument mogą zostać przesłane do Urzędu drogą elektroniczną. Podpis elektroniczny umacnia wiarygodność firmy w Urzędzie Skarbowym oraz jest gwarantem profesjonalnego działania firmy.

7. GIODO, Ochrona Danych Osobowych

Przy poszukiwaniu biura podatkowego bardzo ważnym czynnikiem, na który należy zwrócić szczególną uwagę, jest dbałość o ochronę danych osobowych swoich Klientów. GIODO to instytucja, która wyznacza standardy ochrony takich danych. Jeśli biuro podatkowe zostało zarejestrowane w GIODO, to świadczy o niezwykle wysokich standardach bezpieczeństwa oraz o spełnieniu wszystkich warunków ochrony danych osobowych przez firmę.

8. Członkostwo w wiarygodnych stowarzyszeniach

Uczestnictwo i aktywny udział w wiarygodnych oraz elitarnych stowarzyszeniach pozwala firmie na bieżąco zdobywać informacje o zmianach i nowych możliwościach w zagranicznym prawie podatkowym oraz umacnia współpracę z zagranicznymi Urzędami i firmami. Dzięki takim działaniom firma zyskuje nowe możliwości rozwoju oraz dzieli się swoimi doświadczeniami z innymi przedsiębiorstwami, które działają w tej samej lub zbliżonej dziedzinie. Uczestnictwo w takich organizacjach wymaga od firmy przestrzegania wyraźnie określonych zasad bezpieczeństwa, metod świadczenia usług oraz zdecydowanie podkreśla ugruntowaną pozycję firmy na rynku.

Podsumowując, za pośrednictwem powyższego artykułu doradzamy wszystkim osobom pracującym za granicą, aby uważnie weryfikowały oferty dotyczące rozliczeń podatkowych, a w szczególności zwracały uwagę na certyfikaty, legalność świadczonych usług oraz podejście firm do zasad prawa i etyki podatkowej. W przypadku błędu ze strony biura podatkowego Klient narażony jest na znaczne straty finansowe, a nawet może zostać pociągnięty do odpowiedzialności karnej pod zarzutem oszustwa podatkowego.

Holandia Niemcy Partnerzy

Powrót do listy